Załącznik

Do Zarządzenia Nr 06/05

Wójta Gminy Janów

z dnia 01 czerwca 2005r.

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Janów

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1.

Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Janów zwany dalej Regulaminem określa:

  1. zasady kierowania Urzędem

  2. organizację wewnętrzną Urzędu

  3. zakresy działania komórek organizacyjnych

  4. zasady postępowania przy opracowywaniu projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę i Wójta Gminy

  5. przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie petycji, skarg i wniosków

  6. zasady podpisywania pism i decyzji

  7. organizację działalności kontrolnej w Urzędzie

§ 2.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Gminie, Radzie, Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku, Urzędzie- należy przez to rozumieć: Gminę Janów, Radę Gminy Janów, Wójta Gminy Janów, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy.

§ 3.

Urząd jest jednostką pomocniczą Wójta, przy pomocy którego Wójt sprawuje funkcję organu wykonawczego i wykonuje należące do jego kompetencji zadania określone w ustawie samorządowej oraz innych ustawach i aktach wykonawczych.

§ 4.

Obowiązki Urzędu, jako zakładu pracy, obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane ze stosunkiem pracy- określa regulamin pracy Urzędu.

Rozdział II

ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM

§ 5.

1. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza i Skarbnika.

2. Wójt reprezentuje Gminę na zewnątrz i odpowiada za funkcjonowanie Urzędu.

3. Wójt jest zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych.

§ 6.

1. Do zadań Wójta należy:

  1. kierowanie bieżącymi sprawami Gminy

  2. przygotowanie projektu budżetu Gminy

  3. gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Gminy

  4. nadzorowanie realizacji budżetu Gminy

  5. składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy

  6. przygotowanie projektów i określenie sposobu wykonania uchwał Rady Gminy

  7. wydawanie przepisów porządkowych w sprawach niecierpiących zwłoki

  8. przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady Gminy oraz aktów ustanawiających przepisy porządkowe

  9. przesyłanie przepisów porządkowych do wiadomości wójtom sąsiednich gmin oraz staroście powiatu

  10. ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonywania

  11. wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy

  12. nawiązywanie, rozwiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników oraz wykonywanie innych uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych

  13. wystąpienie do Rady Gminy z wnioskami w sprawie powołania i odwołania Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy

  14. udzielanie odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych

  15. podejmowanie działań umożliwiających wewnętrzną i zewnętrzną kontrolę poszczególnych stanowisk Urzędu w tym sprawne i terminowe załatwianie spraw mieszkańców

  16. podejmowanie działań umożliwiających bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady Gminy oraz skarg i wniosków obywateli

  17. wydawanie decyzji indywidualnych lub upoważnienia do ich wydawania właściwych pracowników

2. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt lub upoważniony przez niego pracownik.

§ 7.

1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu

2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

    1. sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie

    2. nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw indywidualnych oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych

    3. zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów niezbędnych do wykonywania zadań przez organy Gminy

    4. nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw obywateli

    5. organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków

    6. organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem wyborów, referendum i spisów

    7. prowadzenie kontroli wewnętrznej

    8. ustalanie zakresów czynności

    9. przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy

    10. prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Wójta z wyłączeniem spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz gospodarowaniem nieruchomościami gminy.

    11. koordynowanie udostępniania informacji publicznych oraz nadzór nad prowadzeniem i aktualizacją strony BIP

    12. koordynowanie przygotowywania przez merytoryczne stanowiska pracy informacji publicznych do zamieszczenia w BIP

    13. prowadzenie ewidencji oświadczeń majątkowych i przekazywanie ich do publikacji w BIP

W przypadku nieobecności Wójta, Sekretarz wykonuje zadania Wójta.

3. Sekretarz Gminy nadzoruje bezpośrednio działalność stanowisk do spraw:

  1. gospodarki gruntami, nieruchomościami i inwestycji

  2. budownictwa i drogownictwa

  3. ochrony środowiska i gospodarki komunalnej

  4. obrony cywilnej, wojskowości, pożarnictwa i obsługi masowej

  5. kadrowych i organizacyjnych

  6. promocji

  7. obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczych

  8. pomocnicze i obsługi

§ 8.

1. Skarbnik Gminy zapewnia prawidłową gospodarkę finansową Gminy i jako główny księgowy budżetu realizuje wynikające z tego tytułu zadania określone w odrębnych przepisach

2.Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

  1. kontrasygnata oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań księgowych.

  2. opracowanie projektu budżetu Gminy, jego zmian, nadzór nad prawidłową realizacją budżetu, opracowanie wniosków, analiz i sprawozdań w tym zakresie.

  3. nadzór i kontrola gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy

  4. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji

  5. nadzór nad prowadzeniem egzekucji z tytułu podatków i opłat

  6. ogłaszanie w BIP uchwał budżetowych i sprawozdań z ich wykonania.

3. Skarbnik nadzoruje bezpośrednio działalność stanowisk do spraw:

  1. księgowości budżetowej

  2. księgowości podatkowej

  3. wymiaru podatków i opłat lokalnych

  4. księgowości oświatowej

  5. płac

Rozdział III

ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA URZĘDU

§ 9.

W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne, które przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:

1. Wójt

2. Sekretarz Gminy - Or

3. Skarbnik Gminy - SK

4. Urząd Stanu Cywilnego - USC

5. Stanowisko pracy d/s księgowości budżetowej - FN

6. Stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej - Po1

7. Stanowisko pracy ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych - Po2

8. Stanowisko pracy ds. księgowości oświatowej (dwuosobowe) - FO

9. Stanowisko pracy ds. płac - PŁ

10. Stanowisko pracy ds. nieruchomości i inwestycji - GB

11. Stanowisko pracy ds. budownictwa i drogownictwa - B

12. Stanowisko pracy ds. ochrony środowiska, gospodarki komunalnej - OŚ

13. Stanowisko pracy ds. obrony cywilnej, wojskowości, pożarnictwa i obsługi kasowej - OC

14. Stanowisko pracy ds. kadrowych i organizacyjnych - K

15. Stanowisko pracy ds. promocji - PG

16. Stanowisko pracy ds. obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej - RG

17. Stanowiska pomocnicze i obsługi

      1. sprzątaczka - 1 etat

      2. robotnik gospodarczy - 1 etat

      3. kierowca autobusu - 2 etaty

      4. stanowisko ds. obsługi oczyszczalni ścieków - 1 i etatu

§ 10.

W ramach Urzędu funkcjonuje również Gminne Centrum Reagowania („GGR”), w skład którego wchodzą grupy robocze Gminnego Centrum Reagowania o charakterze stałym.

§ 11.

  1. W urzędzie funkcjonuje Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych.

  2. Do zadań Pełnomocnika do spraw informacji niejawnych należy w szczególności:

    1. zapewnienie ochrony informacji niejawnych

    2. przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych

    3. przeprowadzanie postępowania sprawdzającego w stosunku do osób mających dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności.

Rozdział IV

ZADANIA WSPÓLNE DLA STANOWISK

§ 12.

Do zadań wspólnych wszystkich stanowisk należą w szczególności:

  1. przygotowywanie projektów aktów prawnych organów Gminy oraz innych materiałów przedkładanych pod obrady Rady Gminy i jej komisji, wykonywanie uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta,

  2. przygotowywanie projektów umów i porozumień,

  3. współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu budżetu Gminy, planowanie zadań rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonego zakresu spraw,

  1. realizacja dochodów budżetowych i wydatków określonych w planie finansowym,

  2. przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań z prowadzonego zakresu spraw,

  3. prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz postępowania egzekucyjnego,

  4. prowadzenie działalności kontrolnej,

  5. przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,

  6. rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli,

  7. współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu i gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizacji zadań,

  8. współdziałanie z organami administracji rządowej i innymi jednostkami samorządowymi,

  9. przestrzeganie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych ustalonych instrukcją kancelaryjną,

  10. uczestniczenie w realizacji zadań obronnych w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,

  11. organizowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony danych osobowych, tajemnicy państwowej, służbowej i skarbowej oraz przestrzeganie przepisów w tym zakresie,

  12. udzielanie zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

  13. udostępnianie informacji publicznych oraz przygotowywanie informacji do zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej.

Rozdział V

ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU

§ 13.

Do zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy:

  1. prowadzenie spraw wynikających z prawa o aktach Stanu Cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, przepisów szczególnych, a zwłaszcza:

    1. załatwianie spraw związanych z zawieraniem małżeństw

    2. prowadzenie spraw związanych z rejestracją urodzeń i zgonów

    3. prowadzenie archiwum ksiąg stanu cywilnego

    4. wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego

    5. wydawanie decyzji administracyjnych w oparciu o prawo o aktach stanu cywilnego oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego

  2. prowadzenie ewidencji ludności

  3. wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania

  4. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dokumentów stwierdzających tożsamość

  5. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zgromadzenia i prowadzenia zbiórek publicznych

  6. współdziałanie ze stowarzyszeniami i innymi organizacjami społecznymi

§ 14.

Do podstawowego zakresu stanowiska ds. księgowości budżetowej należy:

  1. opracowywanie sprawozdań z wykonania planów finansowych.

  2. obsługa księgowa społecznych komitetów.

  3. egzekwowanie należności budżetowych.

  4. delegacje służbowe.

  5. sprawy podatku VAT.

  6. obsługa księgowa GOKSiT w Janowie

§ 15.

Do podstawowego zakresu stanowiska ds. księgowości podatkowej należy:

  1. egzekwowanie należności, wysyłanie upomnień, naliczanie odsetek za zwłokę oraz windykacja należności.

  2. prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych.

  3. wydawanie i prowadzenie rejestru zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych podatnika.

  4. przygotowanie danych do okresowej sprawozdawczości budżetowej z wykonania dochodów z tytułu opłat lokalnych w gminie.

  5. prowadzenie zabezpieczeń hipotetycznych.

  6. rozliczanie i kontrola rachunkowa sołtysów i inkasentów z pobranych opłat.

§ 16.

Do podstawowego zakresu stanowiska ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych należy:

  1. ustalanie wymiaru podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości.

  2. rozpatrywanie odwołań i skarg w sprawach wymiaru podatków i opłat.

  3. prowadzenie dokumentacji wymiarowej, rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów i odpisów

  4. prowadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym informacji i deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu przez osoby fizyczne i osoby prawne.

  5. sporządzanie danych do sprawozdawczości budżetowej w zakresie ustawowych ulg i zwolnień oraz obniżenia górnych stawek podatkowych.

  6. udzielanie ulg ustawowych: inwestycyjnych, z tytułu nabycia gruntów i wojskowych.

  7. udzielanie odroczeń i umorzeń w podatkach.

  8. wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym oraz potwierdzających pracę w gospodarstwie rolnym.

  9. wydawanie zaświadczeń uprawniających do wydania bonów paliwowych, prowadzenie ewidencji wydanych zaświadczeń i przekazywanie sprawozdań w tym zakresie.

§ 17.

Do podstawowego zakresu stanowiska ds. Księgowości oświatowej należy:

  1. sporządzanie list płac nauczycieli i pracowników obsługi oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego na podstawie dokumentacji źródłowej.

  2. przygotowanie i przekazywanie dokumentów z zakresu ubezpieczeń społecznych i zakresu ubezpieczenia zdrowotnego nauczycieli i pracowników obsługi.

  3. rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy.

  4. sporządzanie przelewów dotyczących należności z tytułu wynagrodzeń.

  5. obsługa funduszu świadczeń socjalnych.

  6. prowadzenie spraw związanych ze stanem składników majątkowych w szkołach.

§ 18.

Do podstawowego zakresu stanowiska ds. płac należy:

  1. prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu jednostek organizacyjnych i innych z którymi są zawarte umowy

  2. przygotowanie i przekazywanie dokumentów z zakresu ubezpieczeń społecznych i z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego.

  3. prowadzenie ewidencji naliczonej i przekazanej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i dokonywanie rozliczeń z Urzędem Skarbowym.

  4. prowadzenie ewidencji związanej z refundacją wynagrodzeń.

  5. prowadzenie spraw z zakresu funduszu świadczeń socjalnych pod względem merytorycznym.

  6. sporządzanie sprawozdań w zakresie zatrudnienia i funduszu płac.

§ 19.

Do podstawowego zakresu stanowiska ds. nieruchomości i inwestycji należy:

  1. zarządzanie mieniem gminnym i wspólnotami gruntowymi

  2. sprzedaż i oddawanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność gminy w trybie przetargowym i bezprzetargowym.

  3. tworzenie gminnego zasobu nieruchomości w drodze komunalizacji mienia i nabycia.

  4. prowadzenie spraw związanych z podziałem nieruchomości oraz dotyczących rozgraniczenia nieruchomości.

  5. ustalanie opłat adiacenckich z tytułu scalania i podziału nieruchomości oraz wybudowania urządzeń infrastruktury technicznej.

  6. wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem dokumentacji na planowanie zadań inwestycyjnych oraz prowadzenie spraw związanych z realizacją gminnych inwestycji.

  7. pozyskiwanie środków na realizację inwestycji gminnych z funduszy pomocniczych przygotowanie wniosków w tym zakresie.

  8. realizacja zadań wynikających z ustawy o prawie zamówień publicznych.

  9. prowadzenie protokołów odbioru i rozliczeń.

  10. wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew, ustalanie opłat z tego tytułu, naliczanie i egzekucja kar za usuwanie drzew bez zezwolenia.

§ 20.

Do podstawowego zakresu stanowiska ds. budownictwa i drogownictwa należy:

  1. prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz uchwalaniem projektów planów zagospodarowania przestrzennego.

  2. wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego.

  3. wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

  4. prowadzenie spraw związanych z modernizacją, remontami i utrzymaniem dróg gminnych.

  5. prowadzenie spraw związanych z remontami i konserwacją oświetlenia ulicznego.

  6. nadzór nad działalnością spółek wodnych.

§ 21.

Do podstawowego zakresu stanowiska ds. ochrony środowiska i gospodarki komunalnej należy:

  1. prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem lokalami mieszkalnymi i użytkowymi stanowiącymi własność gminy.

  2. prowadzenie spraw wynikających z zadań gminy w zakresie utrzymania czystości i porządku, odprowadzania ścieków i eksploatacji wysypiska odpadów komunalnych.

  3. pełnienie funkcji inspektora BHP.

  4. rozliczanie i egzekucja podatku od środków transportowych.

  5. prowadzenie spraw związanych z dowożeniem dzieci i rozliczaniem kierowców autobusów gminnych.

§ 22.

Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. obrony cywilnej, wojskowości, pożarnictwa i obsługi kasowej należy:

  1. prowadzenie podległych gminie spraw związanych z powszechnym obowiązkiem obrony.

  2. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o obronie przeciwpożarowej.

  3. prowadzenie kancelarii tajnej.

  4. współdziałanie z organami wojskowymi w ramach powszechnego obrony cywilnej przygotowania poboru.

  5. prowadzenie obsługi kasowej.

  6. nadzór nad wykorzystywaniem nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne.

§ 23.

Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. kadrowych i organizacyjnych należy:

  1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych

  2. prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego

  3. prowadzenie ewidencji czasu pracy i czynności z zakresu prawa pracy

  4. sprawy bezrobocia na terenie gminy

  5. prowadzenie spraw wynikających z przepisów o systemie oświaty

§ 24.

Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. promocji należy:

  1. promocja gminy na rynku

  2. wydawanie gazety gminnej, folderów, ulotek promujących gminę

  3. współpraca ze stowarzyszeniami, związkami gmin, instytucjami, mediami

  4. prowadzenie spraw związanych z obiektami zabytkowymi, obiektami przyrody, cmentarzami i grobami

§ 25.

Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej należy:

  1. prowadzenie kancelarii Urzędu

  2. obsługa kancelaryjno-biurowa Rady Gminy i jej organów

  3. współpraca z jednostkami pomocniczymi gminy (sołectwami) oraz pomoc w organizacji zebrań wiejskich i posiedzeń rad sołeckich

  4. przekazywanie do realizacji wniosków z posiedzeń organów gminy i zebrań wiejskich

  5. prowadzenie zbioru przepisów gminnych

  6. przyjmowanie wniosków i udostępnianie dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych w tym w szczególności protokołów posiedzeń Rady Gminy i jej komisji

  7. prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu

  8. prowadzenie spraw w zakresie działalności gospodarczej i jej ewidencji

  9. załatwianie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na działalność gospodarczą w zakresie przewidzianym odrębnymi przepisami na podstawowe upoważnienia

  10. przygotowanie i prowadzenie dokumentacji związanej z wydawaniem i cofaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

Rozdział VI

ZASADY OPRACOWYWANIA AKTÓW PRAWNYCH

§26.

Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:

  1. akt nie może zawierać postanowień wykraczających poza upoważnienia ustawowe, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,

  2. układ projektu aktu prawnego powinien być przejrzysty, a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła,

  3. dla oznaczenia jednakowych pojęć należy używać jednakowych terminów i określeń prawnych, przyjętych w obowiązującym ustawodawstwie.

§27.

1. Akt prawny powinien zawierać:

  1. tytuł,

  2. wskazanie podstawy prawnej,

  3. zakres przedmiotowy podlegający regulacji,

  4. wskazanie organu odpowiedzialnego za wykonanie,

  5. określenie terminu wejścia w życie.

  1. Projekt aktu prawnego opracowują pracownicy, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej, z własnej inicjatywy lub na polecenie Wójta.

  2. Pracownik, do którego należy opracowanie projektu aktu prawnego, kieruje ten projekt do zainteresowanych, w celu dokonania uzgodnień, przeprowadzenia konsultacji lub zasięgnięcia opinii wymaganych przepisami prawa.

  3. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony:

  1. ze Skarbnikiem Gminy, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować skutki finansowe,

  2. z Sekretarzem Gminy, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych,

  3. z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania i obowiązki.

5. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym przez radcę prawnego.

6 .Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskaniu wymaganych opinii projekt aktu prawnego należy przedłożyć Wójtowi, za pośrednictwem pracownika zatrudnionego na stanowisku do spraw obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej.

§ 28.

  1. Akty prawne podjęte przez organy gminy numeruje się według zasad ustalonych w Statucie Gminy, z zastrzeżeniem ust.2

  2. Zarządzenia wydawane przez wójta numeruje się kolejnymi arabskimi łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roki. Po zakończeniu roku numeracja rozpoczyna się od początku.

  3. Zbiory aktów prawnych, o których mowa w ust.1 prowadzi pracownik na stanowisku ds. obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej.

§ 29.

Wydane akty prawne pracownik na stanowisku do spraw obsługi organów gminy przekazuje pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, odpowiedzialnym za ich realizację.

Rozdział VII

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§30.

1. Wójt podpisuje:

  1. wydawane przez siebie akty prawne,

  2. dokumenty kierowane do instytucji państwowych szczebla centralnego i Wojewody,

  3. odpowiedzi na wnioski komisji Rady oraz interpelacje, wnioski i zapytania radnych i posłów,

  4. umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w imieniu Gminy,

  5. pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

  6. odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników,

  7. pisma związane ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

  8. odwołania od decyzji oraz pisma w sprawach toczących się przed NSA,

  9. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,

  10. odpowiedzi na wystąpienia Najwyższej Izby Kontroli, Prokuratury i Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy i innych instytucji kontroli, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem,

  11. pisma związane ze współpracą zagraniczną,

  12. wnioski o nadanie odznaczeń,

  13. inne pisma, jeżeli ich podpisywanie zastrzegł dla siebie.

§ 31.

Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta, oraz decyzje, do podpisywania których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.

§ 32.

Pracownicy mogą podpisywać:

  1. korespondencję bieżącą, należącą do zakresu spaw prowadzonych na stanowisku, nie mającą znamion decyzji lub rozstrzygnięcia i nie zastrzeżoną do podpisu Wójta,

  2. decyzje administracyjne, do wydawania których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.

§33.

Pracownik przygotowujący projekty pism lub decyzji administracyjnych, odpowiada za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowanych projektów i parafuje ich kopie z lewej strony na końcu tekstu.

Rozdział VII

TRYB PRZYJMOWANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI ORAZ SKARG I WNIOSKÓW

§34.

1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, w tym również dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

2. Obsługę obywateli przyjmowanych przez Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik na stanowisku do spraw obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej.

§35.

1.Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i w przepisach szczególnych.

2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz realizacją słusznych interesów obywateli.

3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy- zgodnie z ustalonymi zakresami czynności.

§ 36.

Pracownicy Urzędu obsługujący interesantów zobowiązani są do należnego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących mieć wpływ na sposób załatwienia spraw, a w szczególności:

  1. udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów,

  2. informowania zainteresowanych o możliwości załatwienia ich spraw,

  3. powiadamiania stron o przyczynach nie załatwienia spraw w obowiązującym terminie,

  4. informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć,

  5. niezwłocznego załatwiania spraw wypływających z Rady Gminy i jej komisji oraz spraw, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego,

  6. inne sprawy, nie wymienione w pkt.5 powinny być załatwianie bez zbędnej zwłoki, według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

§37.

1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek 800-1000i czwartek 1530 - 1630. Jeżeli poniedziałek lub czwartek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym.

2. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w godzinach pracy Urzędu.

3. Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków powinna być wywieszona w widocznym miejscu w Urzędzie.

§38.

1. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej lub wniesione do protokołu ustnie są ewidencjonowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków.

2. Rejestr, o którym mowa w ust.1 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej.

§39.

1. Odpowiedzi na skargi i wnioski powinny być jasne i zwięzłe . W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne.

2. Pracownicy, którym przekazano wniosek lub skargę do załatwienia, zobowiązani są powiadomić stanowisko do spraw obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację wraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

§40.

Pracownik prowadzący centralny rejestr skarg i wniosków prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie terminowości i sposobu załatwiania zgłoszonych skarg i wniosków obywateli oraz dokonuje w miarę potrzeb, okresowych analiz w tym zakresie.

Rozdział IX

ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ

§41.

System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.

§42.

Kontrolę w Urzędzie wykonują:

1) Sekretarz Gminy - w zakresie funkcjonowania komórek organizacyjnych, przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej, dyscypliny pracy,

2) Skarbnik Gminy - w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi.

§ 43.

1. Kontrola zewnętrzna obejmuje sposób realizowania zadań przez gminne jednostki organizacyjne oraz inne podmioty (osoby fizyczne i prawne).

2. Kontrolę zewnętrzną sprawują pracownicy według ustalonego zakresu czynności, w oparciu o wytyczne Wójta ustalające zakres tematyczny i sposób wykonania czynności kontrolnych i na podstawie upoważnienia Wójta.

3. Kontrole finansowe w jednostkach powiązanych z budżetem gminy wykonuje Skarbnik Gminy.

§ 44.

Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 45.

1. Działalność kontrolna powinna być łączona z udzieleniem instruktażu.

2. Z przeprowadzonej kontroli zewnętrznej sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany.

3. Kontrole wewnętrzne dokumentowane są adnotacją na końcu tekstu.

4.Wyniki kontroli kontrolujący przedkłada Wójtowi.

§ 46.

1. W Urzędzie prowadzony jest scentralizowany rejestr materiałów pokontrolnych z kontroli zewnętrznych wykonywanych przez NIK i inne jednostki kontrolujące.

2. Materiały pokontrolne po zarejestrowaniu przekazywane są pracownikom, którzy przygotowują stosowne informacje o sposobie ich wykorzystania, w tym również o sposobie realizacji zaleceń w zakresie swojej właściwości.

Rozdział X

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 47.

Szczegółowy zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Urzędu określają ich zakresy czynności.

Metryka strony

Udostępniający: Urząd Gminy Janów

Wytwarzający/odpowiadający: Dawid Puzanowski

Wprowadzający: Dawid Puzanowski

Data wprowadzenia: 2011-11-21

Data modyfikacji: 2011-11-21

Opublikował: Dawid Puzanowski

Data publikacji: 2011-11-21