Załącznik do Zarządzenia Nr 120/17/21

Wójta Gminy Janów z dnia 30 grudnia 2021 r.

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY JANÓW

 

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Janów zwany dalej Regulaminem określa:

• zasady kierowania Urzędem;
• organizację wewnętrzną Urzędu;
• zadania wspólne komórek organizacyjnych i stanowisk;
• zakresy działania komórek organizacyjnych i stanowisk;
• zasady opracowywania projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę i Wójta;
• tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania petycji, skarg i wniosków obywateli;
• zasady podpisywania pism i decyzji;
• organizację działalności kontrolnej w Urzędzie;
• zasady dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników.

 

2. Ilekroć w dalszych postanowieniach Regulaminu mowa jest o:

• gminie – należy przez to rozumieć Gminę Janów;
• Radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Janów;
• radnym lub radnych – należy przez to rozumieć radnego lub radnych Gminy Janów;
• Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Janów;
• Sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Janów;
• Skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Janów;
• Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Janów;
• Statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Janów;
• ustawie o samorządzie gminnym – należy przez to rozmieć ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.

 

3. 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Wójta, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących
w strukturze Gminy. Przy pomocy Urzędu, Wójt sprawuje funkcję organu wykonawczego Gminy i wykonuje należące do jego kompetencji zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym, Statucie Gminy
oraz w innych przepisach prawa.

2. Urząd jako jednostka organizacyjna Gminy, działającą w formie jednostki budżetowej, realizuje zadania:

• własne Gminy - określone ustawami, Statutem Gminy i uchwałami Rady Gminy;
• zlecone - z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących aktów normatywnych;
• powierzone - na podstawie porozumień z właściwymi organami administracji rządowej oraz jednostkami samorządu terytorialnego;
• inne - wynikające z przepisów szczególnych.

 

3. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Janów, ul. Parkowa 3, 16 - 130 Janów.
4. Urząd działa na podstawie następujących aktów prawnych:

• ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym i innych przepisów szczególnych;
• uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta Gminy;
• Statutu Gminy Janów;
• niniejszego Regulaminu;
• pozostałych aktów prawa wewnętrznego określających funkcjonowanie Urzędu.

5. Misją Urzędu jest skuteczna, kompetentna i sprawna realizacja zadań publicznych w zakresie zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz podejmowanie działań na rzecz rozwoju społeczno - gospodarczego Gminy.
6. W swych działaniach Urząd kieruje się zasadami praworządności i służebności wobec społeczeństwa gminy.

4. 1. Obowiązki Urzędu jako pracodawcy, obowiązki pracowników Urzędu, zasady organizacji pracy oraz inne sprawy związane ze stosunkiem pracy – określa w zakresie nieunormowanym w innych przepisach prawa Regulamin Pracy Urzędu.

2. Urząd jest zakładem pracy dla zatrudnionych w nim pracowników w rozumieniu przepisów prawa pracy.
3. Status prawny pracowników zatrudnionych w Urzędzie określa ustawa z dnia 21 listopada 2008 r.
   o pracownikach samorządowych.
4. Wymagania kwalifikacyjne oraz szczegółowe warunki wynagradzania pracowników Urzędu określa Regulamin Wynagradzania.

Rozdział II

ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM

 

5. 1. Wójt jest Kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

2. Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa Wójta, służbowego podporządkowania, podziału obowiązków służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
3. Wójt reprezentuje Gminę na zewnątrz i odpowiada za funkcjonowanie Urzędu.
4. Wójt jest Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego oraz wykonuje zadania Szefa Obrony Cywilnej w Gminie.
5. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.
6. W razie nieobecności Wójta lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków, zastępuje go Sekretarz Gminy.

 

6. 1. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt.

2. Wójt może upoważnić Sekretarza, Skarbnika lub innego pracownika Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych.
3. Ewidencję upoważnień, o których mowa w ust. 1 prowadzi pracownik zatrudniony na stanowisku do spraw kadrowych i organizacyjnych.

7. 1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie prawa
i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

 

2. Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają indywidualne zakresy czynności.
3. Zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk ustala Wójt w porozumieniu z Sekretarzem
   oraz Skarbnikiem.
4. Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową przed Wójtem za realizację zadań wynikających ze Statutu, Regulaminu Organizacyjnego oraz indywidualnych zakresów czynności i udzielonych upoważnień.

8. 1. Wójt koordynuje wykonanie wszelkich zadań określonych ustawami, uchwałami Rady, zaleceniami organów nadzoru i kontroli nad gminą, wynikające z przepisów prawa oraz zawartych umów i porozumień.

 

2. Do zadań Wójta należy w szczególności:

 

• kierowanie bieżącymi sprawami Gminy, w szczególności w zakresie realizacji planów inwestycyjnych, gospodarczych oraz zamówień publicznych;
• reprezentowanie Gminy na zewnątrz;
• składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy;
• przedkładanie Radzie projektów uchwał;
• wykonywanie uchwał Rady;
• wydawanie zarządzeń i przepisów porządkowych zgodnie z przepisami prawa;
• przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady oraz aktów ustanawiających przepisy porządkowe
• przygotowywanie projektu budżetu Gminy;
• nadzorowanie realizacji budżetu Gminy;
• ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania;
• gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Gminy;
• gospodarowanie mieniem Gminy;
• składanie oświadczeń z zakresu zarządu mieniem Gminy oraz zaciąganie zobowiązań w zakresie ustalonym przez Radę;
• składanie Radzie okresowych sprawozdań z realizacji zadań gminy;
• pełnienie funkcji administratora danych osobowych;
• wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
• nawiązywanie i rozwiązywanie z pracownikami samorządowymi stosunków pracy;
• sprawowanie zwierzchnictwa służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz nadzór nad funkcjonowaniem tych jednostek;
• nadzór nad funkcjonowaniem oświaty i kultury w gminie;
• kierowanie i koordynowanie realizacji przedsięwzięć z zakresu powszechnego obowiązku obrony
  i obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych, w tym wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy;
• działanie w charakterze organu podatkowego;
• przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym, składanych przez radnych, Sekretarza, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz osoby wydające decyzje administracyjne
  w imieniu Wójta;
• udzielanie odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych;
• przyjmowanie mieszkańców Gminy w sprawach skarg i wniosków i petycji;
• podejmowanie działań umożliwiających wewnętrzną i zewnętrzną kontrolę poszczególnych stanowisk Urzędu w tym sprawne i terminowe załatwianie spraw mieszkańców;
• podejmowanie działań umożliwiających bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady Gminy
  oraz skarg i wniosków obywateli;
• wykonywanie innych zadań przewidzianych w przepisach prawa.

 

9. 1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie i organizuje pracę Urzędu oraz prowadzi sprawy powierzone przez Wójta.

 

2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

 

• sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku i dyscypliny pracy;
• nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie;
• przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;
• opracowywanie projektów Statutu Gminy, Regulaminu Organizacyjnego i jego zmian oraz innych aktów dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu;
• nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw indywidualnych;
• rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi
  i stanowiskami Urzędu;
• zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów niezbędnych do wykonywania zadań przez organy Gminy;
• koordynacja wykonywania zadań w zakresie obsługi organów Gminy, w tym związanych
  z przygotowywaniem materiałów kierowanych pod obrady sesji Rady i Komisji Rady;
• organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków;
• organizacja i koordynacja prac związanych z przeprowadzeniem wyborów Prezydenta RP, do Sejmu i do Senatu RP, do Rady Gminy i Wójta, referendów, wyborów ławników oraz spisów powszechnych;
• wykonywanie zadań związanych z kształtowaniem polityki kadrowej Urzędu w zakresie uzgodnionym
  z Wójtem;
• nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z naborem kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze oraz nad służbą przygotowawczą;
• pełnienie z upoważnienia Wójta określonych funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników Urzędu;
• wykonywanie obowiązków i kompetencji w zakresie kierowania urzędem podczas nieobecności Wójta;
• reprezentowanie Gminy na zewnątrz podczas nieobecności Wójta;
• prowadzenie kontroli wewnętrznej w zakresie zleconym przez Wójta;
• prowadzenie rejestrów i dokumentacji kontroli zewnętrznych organów uprawnionych;
• przygotowywanie projektów zakresów czynności pracowników i przedkładanie ich do zatwierdzenia Wójtowi;
• przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy;
• koordynowanie udostępniania informacji publicznych oraz nadzór nad prowadzeniem i aktualizacją strony BIP;
• koordynowanie przygotowywania przez merytoryczne stanowiska pracy informacji publicznych
  do zamieszczenia w BIP;
• prowadzenie ewidencji oświadczeń majątkowych i przekazywanie ich do publikacji w BIP;
• koordynacja prac związanych z udziałem Gminy w związkach i porozumieniach międzygminnych oraz stowarzyszeniach;
• koordynacja prac w zakresie współpracy z sołectwami;
• udział w Sesjach i posiedzeniach Komisji Rady Gminy;
• organizacja okresowych ocen pracowników Urzędu na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych;
• dokonywanie w imieniu Wójta dekretacji wpływających do Urzędu pism;
• koordynacja przepływu informacji o zmianach w przepisach prawnych dotyczących poszczególnych stanowisk;
• poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentów urzędowych.

 

3. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań Sekretarz wydaje polecenia służbowe.
4. Sekretarz Gminy oznaczając załatwiane sprawy używa symbolu OR.

 

10. 1. Skarbnik Gminy zapewnia prawidłową gospodarkę finansową Gminy, sprawuje nadzór i kontrolę
w tym zakresie i jako główny księgowy budżetu realizuje wynikające z tego tytułu zadania określone
w odrębnych przepisach.

2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

• kontrasygnata oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;
• opracowanie projektu budżetu Gminy, jego zmian, nadzór nad prawidłową realizacją budżetu, opracowanie wniosków, analiz i sprawozdań w tym zakresie;
• opracowywanie projektu wieloletniej prognozy finansowej  gminy, zgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy o finansach publicznych  oraz jej zmian;
• dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
• dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
• nadzór nad przebiegiem realizacji dochodów i wydatków budżetowych Gminy;
• nadzór i kontrola formalno – rachunkowa wszystkich dowodów księgowych oraz innych dokumentów powodujących skutki finansowe;
• nadzór nad wymiarem, poborem i egzekucją podatków i opłat lokalnych;
• dokonywanie rozliczeń finansowych oraz analizowanie całokształtu gospodarki finansowej Urzędu;
• rozliczanie podmiotów otrzymujących dotacje z budżetu gminy;
• zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę;
• prowadzenie rachunkowości jednostki;
• wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
• prowadzenie nadzoru i kontroli nad gospodarką finansową jednostek organizacyjnych gminy;
• wykonywanie zadań i obowiązków określonych w ustawie o finansach publicznych i ustawie
  o rachunkowości;
• prowadzenie kontroli wewnętrznej w zakresie zleconym przez Wójta;
• opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji;
• opracowywanie prognoz finansowych niezbędnych w przypadku zaciągania kredytów i pożyczek;
• ogłaszanie w BIP uchwał budżetowych i sprawozdań z ich wykonania;
• współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym i bankiem wykonującym obsługę gminy;
• przygotowywanie projektów uchwał Rady, zarządzeń Burmistrza dotyczących budżetu, jego zmian
  i zaciągania zobowiązań finansowych;
• prowadzenie sprawozdawczości w zakresie przewidzianym w odrębnych przepisach;
• wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień udzielanych przez Wójta.

 

3. Wszyscy pracownicy Urzędu oraz kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych – w zakresie realizacji m.in. zadań budżetowych, księgowych, podatkowych, płacowych oraz wykonywania czynności mających wpływ na prawidłową realizację szeroko rozumianej gospodarki finansowej i materialnej Gminy - podlegają Skarbnikowi Gminy i są zobowiązani dostosować się do jego poleceń w tym zakresie.

 

4. Skarbnik oznaczając załatwiane sprawy używa symbolu SK.

 Rozdział III

ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA URZĘDU

 11. 1. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne i stanowiska pracy, które przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:

• • Kierownictwo Urzędu:

1. Wójt,
2. Sekretarz Gminy,
3. Skarbnik Gminy.

 

• Urząd Stanu Cywilnego - USC - w skład którego wchodzą:
  1. Kierownik Urzędu Stanu,
  2. stanowisko ds. obywatelskich

 

• Stanowisko pracy d/s księgowości budżetowej - FN
• Stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej - PO1
• Stanowisko pracy ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych - PO2
• Stanowisko pracy ds. płac, ubezpieczeń społecznych i socjalnych - PŁ
• Stanowisko pracy nieruchomości, zamówień publicznych, rolnictwa i gospodarki wodnej - GR
• Stanowisko pracy ds. budownictwa, planowania przestrzennego i inwestycji – B
• Stanowisko pracy ds. ochrony środowiska, gospodarki komunalnej, pożarnictwa i bhp - OŚ
• Stanowisko pracy ds. oświaty, archiwum zakładowego, sołectw i obsługi kasowej – OA
• Stanowisko pracy ds. kadrowych i organizacyjnych, obronności, bezpieczeństwa i zarządzania kryzysowego - K
• Stanowisko pracy ds. drogownictwa, projektów infrastrukturalnych i promocji – D
• Stanowisko pracy ds. obsługi rady gminy i działalności gospodarczej - RG
• Stanowisko pracy ds. obsługi informatycznej, informatyzacji i bezpieczeństwa informacji – IN
• Stanowiska pomocnicze i obsługi:

 

1. sprzątaczka,
2. robotnik gospodarczy,
3. kierowca autobusu,
4. kierowca busa,
5. stanowisko ds. obsługi oczyszczalni ścieków.

 

2. Urzędem Stanu Cywilnego kieruje Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, który bezpośrednio podlega Wójtowi.

 

12. W ramach Urzędu funkcjonuje również Gminne Centrum Reagowania Kryzysowego w skład którego wchodzą grupy robocze o charakterze stałym - GCRK

13. 1. W urzędzie funkcjonuje Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych – OIN.

2. Do zadań Pełnomocnika do spraw informacji niejawnych należy w szczególności:

• zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;
• zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
• zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
• kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
  w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
• opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i nadzorowanie jego realizacji;
• prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
• prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;
• prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych,
  oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;
• przekazywanie odpowiednio ABW lub SKW do ewidencji, danych z prowadzonego wykazu osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;
• zawiadamianie ABW lub SKW, zgodnie z właściwością, o przypadkach naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych o klauzuli „POUFNE” lub wyższej.

 

14. Na podstawie umów cywilno-prawnych realizowane są w Urzędzie zadania:

 

• obsługi prawnej Urzędu na zasadach określonych ustawą o radcach prawnych;
• Inspektora Ochrony Danych;
• z zakresu służby bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

 Rozdział IV

ZADANIA WSPÓLNE STANOWISK PRACY

 15. Do zadań wspólnych wszystkich komórek i stanowisk należą w szczególności:

• organizowanie wykonania zadań wynikających z przepisów prawa, zarządzeń i poleceń Wójta;
• opracowywanie programów i planów rozwoju gminy;
• opracowanie projektów aktów prawnych Wójta, Rady i Komisji Rady oraz innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady i jej organów;
• opracowywanie projektów umów, zleceń z podmiotami gospodarczymi w zakresie ustalonych zadań;
• przygotowanie sprawozdań, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań powierzonych poszczególnym stanowiskom pracy;
• zapewnienie terminowego i zgodnego z prawem prowadzenia postępowań administracyjnych oraz załatwiania spraw z zakresu działania poszczególnych stanowisk pracy;
• rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji, badanie ich zasadności, analizowanie źródeł i przyczyn ich powstawania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe załatwianie spraw, przyjmowanie klientów i udzielanie im wyjaśnień;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na wystąpienia posłów i senatorów oraz interpelacje i wnioski radnych;
• zapewnienie przestrzegania postanowień regulaminu pracy, dbałość o dyscyplinę i porządek w procesie pracy;
• współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi, organami administracji publicznej
  i instytucjami przy realizacji zadań Gminy;
• usprawnianie organizacji i form pracy poszczególnych stanowisk pracy;
• udostępnianie informacji publicznej z zakresu spraw należących do poszczególnych stanowisk pracy;
• przygotowywanie informacji w celu aktualizacji strony Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej Urzędu;
• zapewnienie właściwej realizacji zadań z zakresu polityki bezpieczeństwa informacji, ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych i innych prawnie chronionych tajemnic;
• realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem w Urzędzie kontroli zarządczej, w tym z zarządzaniem ryzykiem w komórce organizacyjnej, poprzez identyfikację i ocenę ryzyka zagrażającego określonym celom i zadaniom, ustalenie metod przeciwdziałania ryzyku oraz monitorowanie procesów;
• przestrzeganie zasad prowadzenia spraw określonych w przepisach o instrukcji kancelaryjnej;
• archiwizacja dokumentacji oraz przekazywanie jej do archiwum zakładowego;
• sporządzanie sprawozdawczości statystycznej;
• współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu i gminnymi jednostkami organizacyjnymi
  w zakresie realizacji zadań.

 Rozdział V

 ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU

  16. 1. Do podstawowych zadań Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie realizacji zadań wynikających z prawa

• o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz przepisów szczególnych, należą
  w szczególności:
  • prowadzenie spraw związanych z rejestracją urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób;
  • udzielanie ślubów cywilnych;
  • przyjmowanie wszelkiego rodzaju oświadczeń z zakresu stanu cywilnego;
  • sporządzanie i wydawanie odpisów akt stanu cywilnego oraz zaświadczeń;
  • ustalanie, odtwarzanie i uzupełnianie treści aktów stanu cywilnego;
  • prowadzenie archiwum USC;
  • organizowanie uroczystości jubileuszowych;
  • wykonywanie innych zadań określonych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego oraz Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym.

 

2. Do podstawowych zadań Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie realizacji zadań z zakresu stanowiska do spraw obywatelskich należą w szczególności:

 

• prowadzenie ewidencji ludności w systemie informatycznym na podstawie danych zgłoszonych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego obywateli polskich i cudzoziemców na pobyt stały i czasowy;
• prowadzenie postępowań w trybie decyzji administracyjnych w sprawach o zameldowanie, wymeldowanie i uchylenie czynności materialno-technicznej;
• prowadzenie spraw związanych z wydawaniem i unieważnianiem dowodów osobistych;
• realizowanie innych zadań wynikających m.in. z przepisów o ewidencji ludności i dowodach osobistych, przepisów kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz odpowiednich przepisów kodeksu cywilnego
  i kodeksu postępowania cywilnego;
• realizowanie zadań wynikających z przepisów o zbiórkach publicznych, cudzoziemcach, statystyce publicznej;
• prowadzenie rejestru wyborców;
• współdziałanie ze stowarzyszeniami i innymi organizacjami społecznymi.

 

17. Do podstawowego zakresu zadań stanowiska ds. księgowości budżetowej należy w szczególności:

• prowadzenie na bieżąco księgowości na podstawie zasad ustalonych w obowiązującym planie kont;
• dekretowanie i księgowanie dokumentów księgowych;
• prowadzenie na bieżąco księgowości analitycznej kont rozrachunkowych;
• numerowanie dowodów księgowych w kolejności chronologicznej;
• prowadzenie dokumentacji oraz sporządzanie sprawozdań z podatku VAT;
• sporządzanie sprawozdań jednostkowych Urzędu;
• sporządzanie sprawozdań GUS;
• prowadzenie ewidencji i rozliczanie gospodarki ściekowej;
• wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń Wójta, Sekretarza lub Skarbnika Gminy.

 

18. Do podstawowego zakresu zadań stanowiska ds. księgowości podatkowej należy w szczególności:

• prowadzenie na bieżąco księgowości podatkowej i analiza kont podatkowych;
• egzekwowanie należności, wysyłanie upomnień, naliczanie odsetek za zwłokę, ewidencja upomnień;
• prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych;
• wydawanie i prowadzenie rejestru zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych podatnika;
• przygotowanie danych do okresowej sprawozdawczości budżetowej z wykonania dochodów z tytułu opłat lokalnych w gminie;
• prowadzenie zabezpieczeń hipotetycznych;
• przygotowanie kwitariuszy przychodowych, rozliczanie i kontrola rachunkowa inkasentów z pobranych opłat, naliczanie prowizji za inkaso;
• prowadzenie spraw z w zakresie podatku od środków transportu;
• obsługa terminala płatniczego.

 

19. Do podstawowego zakresu zadań stanowiska ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych należy
w szczególności:

• prowadzenie ewidencji podatkowej od osób fizycznych i prawnych;
• ustalanie wymiaru podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości i łącznego zobowiązania pieniężnego;
• wydawanie informacji i zaświadczeń w sprawach podatkowych;
• prowadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym
  i rzeczywistym informacji i deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu przez osoby fizyczne i osoby prawne;
• prowadzenie postępowania i wydanie decyzji w sprawie ulg ustawowych w podatku rolnym;
• prowadzenie postępowania i wydanie decyzji w sprawie udzielania ulg uznaniowych (umorzenie,

odroczenie, rozłożenie na raty zobowiązań pieniężnych);

• zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej;
• wprowadzanie decyzji do Systemu Rejestracji Pomocy Publicznej tj: udzielonej pomocy de minimis
  w rolnictwie (ulgi z tytułu nabycia gruntów, umorzenia, odroczenia, rozłożenia na raty) i pomocy publicznej innej niż pomoc de minimis w rolnictwie (zwrot akcyzy, ulga inwestycyjna);
• potwierdzanie i prowadzenie ewidencji zawieranych umów dzierżawy.

 

20. Do podstawowego zakresu zadań stanowiska ds. płac, ubezpieczeń społecznych i socjalnych należy
w szczególności:

• prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu jednostek organizacyjnych i innych z którymi są zawarte umowy;
• przygotowanie i przekazywanie dokumentów z zakresu ubezpieczeń społecznych i z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego;
• rozliczenia składek ubezpieczeń społecznych z ZUS;
• prowadzenie ewidencji naliczonej i przekazanej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
  i dokonywanie rozliczeń z Urzędem Skarbowym;
• prowadzenie spraw z zakresu funduszu świadczeń socjalnych, w tym dokonywanie corocznego przeglądu danych w porozumieniu z IOD;
• prowadzenie rejestru VAT, wystawianie faktur najemcom itp. oraz egzekucja należności;
• zaopatrzenie w druki ścisłego zarachowania oraz prowadzenie rejestru druków;
• rozliczanie opłaty targowej;
• wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniu pracowników;
• sporządzanie informacji o zatrudnieniu i wynagrodzeniu do celów emerytalno-rentowych;
• prowadzenie rejestru umów zleceń;
• obsługa PPK;
• przygotowywanie danych do projektu budżetu;
• sprawozdawczość do GUS w zakresie realizowanych zadań;
• refundacja zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych, robót publicznych, prac społecznie użytecznych.

 

21. Do podstawowego zakresu zadań stanowiska ds. nieruchomości, zamówień publicznych, rolnictwa
i gospodarki wodnej należy w szczególności:

• zarządzanie mieniem gminnym;
• gospodarka nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy Janów:
  1. sprzedaż, dzierżawa, najem, użytkowanie, użytkowanie wieczyste, użyczenie, trwały zarząd, darowizny, pierwokup,
  2. przeprowadzanie przetargów, przygotowanie umów, ustalanie wartości nieruchomości,
  3. prowadzenie rejestru gruntów stanowiących własność gminy,
  4. informacje o stanie mienia komunalnego,
  5. prowadzenie spraw związanych z regulowaniem stanu prawnego nieruchomości gminnych,
  6. występowanie o komunalizację mienia Skarbu Państwa,
  7. wykonywanie czynności związanych z podziałami i rozgraniczaniem nieruchomości,
  8. wykonywanie czynności związanych z naliczaniem opłat adiacenckich z tytułu scalania i podziału nieruchomości oraz wybudowania urządzeń infrastruktury technicznej,
  9. prowadzenie spraw związanych z podziałem nieruchomości oraz dotyczących rozgraniczenia nieruchomości.
• realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie prowadzonych przez urząd postępowań;
• obsługa portalu E-Zamawiający;
• sporządzanie protokołów odbioru i rozliczeń;
• realizacja zadań z zakresu ochrony gruntów rolnych i leśnych;
• realizacja wniosków i interwencji rolników w zakresie produkcji roślinnej i zwierzęcej;
• współpraca z kołami łowieckimi, służbami weterynarii, ośrodkami doradztwa rolniczego, izbami rolniczymi, Krajowym Ośrodkiem Wsparcia Rolnictwa;
• współpraca z eksploatatorem  wodociągów gminnych,  Wodociągami Podlaskimi Sp. z o.o.
  w Białymstoku oraz Wodami Polskimi w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy o zaopatrzeniu wsi w wodę i odprowadzaniu ścieków oraz ustawy Prawo wodne;
• prowadzenie spraw w zakresie odszkodowań z tytułu klęsk żywiołowych w rolnictwie;
• prowadzenie spraw związanych z ochroną zwierząt.

 

22. Do  podstawowego zakresu stanowiska ds. budownictwa, planowania przestrzennego i inwestycji należy
w szczególności:

• w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego:

1. prowadzenie spraw dotyczących miejscowych planów zagospodarowania terenu,
2. prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz uchwalaniem projektów planów zagospodarowania przestrzennego,
3. wydawanie decyzji dotyczących warunków zabudowy i lokalizacji inwestycji celu publicznego,
4. wydawanie zaświadczeń,
5. obsługa systemu informacji przestrzennej Gminy Janów.

• w zakresie budownictwa:

1. nadzór i kontrola nad użytkowaniem obiektów gminnych, w tym okresowe przeglądy i kontrole stanu technicznego, bieżące odczyty liczników, bieżące remonty i naprawy,
2. prowadzenie spraw dotyczących gminnej ewidencji zabytków GEZ,
3. prowadzenie spraw dotyczących ewidencji miejscowości, ulic i adresów,
4. inwentaryzacja źródeł ciepła - administracja i wprowadzanie danych do CEEB (Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków).

• w zakresie inwestycji:

1. prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem, realizacją, odbiorem oraz sprawowaniem nadzoru nad inwestycjami gminnymi,
2. analiza źródeł dofinansowań, pozyskiwanie środków, wnioskowanie o dofinansowanie, realizacja projektów, wybór projektanta robót budowlanych, współpraca przy projektowaniu, wybór wykonawcy (wspólnie ze stanowiskiem ds. zamówień publicznych), koordynacja realizacji inwestycji, rozliczenia,
3. obsługa systemu teleinformatycznego do rozliczeń projektów SL2014,
4. realizacja inwestycji z ramienia inwestora: wyłączenia gruntów z produkcji rolniczej, procedura uzyskania pozwolenia na budowę, przyłącza elektroenergetyczne, przyłącza wodociągowe,
5. koordynacja robót budowlanych w ramach projektu, odbiory, kontrola i nadzór w okresie gwarancyjnym, bieżące przeglądy i naprawy awarii,
6. prowadzenie spraw dotyczących instalacji OZE na obiektach użyteczności publicznej i mieszkańców,
7. prowadzenie spraw dotyczących wymiany pieców, kotłów (wybór biura projektowego, projektowanie, wybór wykonawcy (wspólnie ze stanowiskiem ds. zamówień publicznych), koordynacja robót, odbiory, kontrola i nadzór w okresie gwarancyjnym, bieżące przeglądy i naprawy awarii,
8. nadzór, koordynacja i wspólna realizacja z sołectwami i KGW przedsięwzięć wydatkowanych ze środków pochodzących z funduszu sołeckiego,
9. realizacja projektów finansowanych ze środków pozyskanych przy pomocy LGD, Stowarzyszeń Parków, Klastrów i innych podmiotów tworzonych przy współudziale Gminy Janów.

• bieżąca sprawozdawczość do GUS w zakresie realizowanych zagadnień;
• prowadzenie spraw związanych z gminną ewidencją zabytków GEZ;
• nadzór nad cmentarzami, zabytkami, dobrami kultury nie wpisanymi do rejestru zabytków;
• pełnienie funkcji koordynatora dostępności w zakresie dostępności architektonicznej i realizacja obowiązków urzędu w zakresie dostępności we współpracy z wyznaczonym koordynatorem dostępności cyfrowej.

23. Do podstawowego zakresu stanowiska ds. ochrony środowiska, gospodarki komunalnej, pożarnictwa i bhp należy w szczególności:

• prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem lokalami mieszkalnymi i użytkowymi stanowiącymi własność gminy;
• prowadzenie spraw wynikających z zadań gminy w zakresie ochrony środowiska, utrzymania czystości i porządku, odprowadzania ścieków  i eksploatacji  wysypiska odpadów komunalnych;
• nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości na terenie gminy oraz w zasobach mieszkaniowych;
• współpraca ze Związkiem Gmin „Kumiałka – Biebrza” w zakresie prowadzenia i realizacji zadań własnych gminy przez Związek w zakresie utrzymania  czystości  i porządku oraz unieszkodliwiania odpadów komunalnych na terenie gminy, w tym prowadzenia rejestru działalności regulowanej
  w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości z terenu Gminy Janów;
• prowadzenie spraw związanych z dowożeniem dzieci i rozliczaniem kierowców autobusów gminnych;
• występowanie z wnioskami w sprawie ustalenia sieci przystanków autobusowych oraz rozkładu jazdy autobusów;
• utrzymanie przystanków autobusowych we właściwym stanie technicznym i sanitarnym;
• nadzór nad eksploatacją gminnych środków transportu;
• prowadzenie spraw urzędu zawiązanych ze służbą bezpieczeństwa i higieny pracy;
• wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów, ustalanie opłat z tego tytułu, naliczanie i egzekucja kar za usuwanie drzew bez zezwolenia;
• realizowanie wszelkich zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej nadzorowanych jednostek
  i obiektów oraz spraw związanych z funkcjonowanie gminnych jednostek OSP;
• nadzór nad wykonywaniem przez osoby skazane nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne;
• nadzór i kontrola pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych;
• koordynowanie i zlecanie pracy pracowników na stanowiskach pomocniczych i obsługi;
• utrzymanie i użytkowanie parku wiejskiego w Janowie;
• nadzór nad funkcjonowaniem oczyszczalni ścieków;
• przyjmowanie i wprowadzanie deklaracji do bazy CEEB;
• prowadzenie spraw dotyczących utylizacji wyrobów azbestowych;
• prowadzenie centralnej ewidencji bazy azbestowej;
• prowadzenie bazy danych o produktach i opakowaniach oraz gospodarce odpadami;
• inwentaryzacja, opieka nad pomnikami przyrody - CRFOP (Centralny Rejestr Form Ochrony Przyrody),
• inwentaryzacja zbiorników na ścieki;
• wydawanie decyzji, postanowień i zaświadczeń w zakresie prowadzonych spraw;
• w zakresie spraw organizacyjnych:

1. nadzór i kontrola pracowników obsługi, gospodarczych i palaczy (przydzielanie zadań, grafiki, koordynacja bieżących robót),
2. sprawy dotyczące ekwiwalentów wydawanych pracownikom.

 

24. Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. oświaty, archiwum zakładowego, sołectw i obsługi kasowej należy w szczególności:

• prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i realizacją funduszu sołeckiego;
• prowadzenie ksiąg środków trwałych, środków nietrwałych, wyposażenia Urzędu i sporządzanie sprawozdań w tym zakresie;
• organizacja, przeprowadzenie i rozliczanie inwentaryzacji;
• prowadzenie spraw ubezpieczeń majątkowych;
• prowadzenie wszelkich spraw wynikających z przepisów o systemie oświaty na terenie Gminy Janów;
• prowadzenie obsługi kasowej;
• prowadzenie wszelkich spraw dotyczących realizacji zadań wynikających z prowadzenia archiwum zakładowego.

25. Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. kadrowych i organizacyjnych, obronności, bezpieczeństwa i zarządzania kryzysowego należy w szczególności:

• prowadzenie spraw związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu
  i kierowników jednostek organizacyjnych;
• prowadzenie spraw związanych z organizowaniem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy oraz na stanowiska kierownicze  w gminnych jednostkach organizacyjnych;
• prowadzenie ewidencji czasu pracy i ewidencji urlopowej pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy oraz rozlicznie czasu pracy;
• prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami i doskonaleniem zawodowym pracowników;
• prowadzenie ewidencji delegacji służbowych pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych, prowadzenie listy obecności oraz ewidencji wyjść służbowych i prywatnych pracowników;
• prowadzenie spraw związanych z nadawaniem upoważnień pracownikom, w tym upoważnień
  do przetwarzania danych;
• prowadzenie rejestrów upoważnień pracowników urzędu, w tym ewidencji upoważnień
  do przetwarzania danych;
• przechowywanie złożonych przez pracowników Klauzul Poufności dotyczących zasad ochrony danych osobowych;
• organizowanie i koordynowanie staży absolwenckich, przygotowania zawodowego,
  prac interwencyjnych i robót publicznych oraz współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy;
• organizowanie i koordynowanie praktyk uczniów i studentów;
• ewidencjonowanie dokumentacji okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;
• wydawanie zaświadczeń dotyczących zatrudnienia;
• prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem osób bezrobotnych i aktywizacją rynku pracy;
• wykonywanie wszelkich czynności wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych
  oraz innych aktów prawnych dotyczących tego zagadnienia;
• przeprowadzanie czynności w zakresie przygotowania i udziału osób podlegających stawieniu się do kwalifikacji wojskowej;
• prowadzenie akcji kurierskiej;
• prowadzenie wszelkich spraw dotyczących obronności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego;
• prowadzenie magazynu sprzętu OC, sporządzanie wykazu i przesyłanie do PUW.

 

26. Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. drogownictwa, projektów infrastrukturalnych
i promocji należy w szczególności:

• prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnymi, modernizacją, remontami
  i utrzymaniem dróg gminnych;
• prowadzenie ewidencji dróg gminnych;
• prowadzenie spraw związanych z remontami i konserwacją oświetlenia ulicznego;
• analiza dokumentów programowych i kryteriów w ramach poszczególnych programów krajowych
  i unijnych pod kątem możliwości aplikowania przez gminę;
• przygotowanie aplikacji projektowych wraz z wymaganymi dokumentami;
• prowadzenie rozliczeń, monitoringu oraz sporządzanie sprawozdań z realizacji projektów;
• realizacja zadań wynikających z ustawy prawo o zgromadzeniach;
• realizacja zadań z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych;
• realizacja zdań związanych z promocją gminy;
• współpraca ze stowarzyszeniami, związkami gmin, instytucjami, mediami.

 

27. Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. obsługi rady gminy i działalności gospodarczej należy w szczególności:

• wykonywanie czynności związanych z obsługą kancelaryjną Urzędu Gminy oraz centralą telefoniczną;
• prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej do Urzędu;
• rejestracja i monitorowanie obiegu przesyłek i pism (EZD);
• weryfikacja wpływających faktur pod względem podatnika VAT;
• wydawanie delegacji służbowych pracownikom;
• obsługa kancelaryjno-biurowa Rady Gminy i jej organów;
• sporządzanie protokołów z obrad sesji i posiedzeń komisji;
• współpraca z jednostkami pomocniczymi gminy (sołectwami) oraz pomoc w organizacji zebrań wiejskich i posiedzeń rad sołeckich;
• przekazywanie do realizacji wniosków z posiedzeń organów gminy i zebrań wiejskich;
• przyjmowanie wniosków i udostępnianie dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych w tym w szczególności protokołów posiedzeń Rady Gminy i jej komisji
• prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji i listów wpływających do Urzędu;
• prowadzenie spraw w zakresie działalności gospodarczej i jej ewidencji;
• prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż alkoholu;
• prowadzenie rejestru uchwał rady i podejmowanie niezbędnych działań w celu ich prawidłowego wykonywania;
• prowadzenie rejestru zarządzeń i podejmowanie niezbędnych działań w celu ich prawidłowego wykonywania.
• techniczna i organizacyjna obsługa narad i konferencji zwoływanych przez Wójta;
• przekazywanie do załatwienia na merytorycznie odpowiedzialne stanowiska pracy interpelacji
  i wniosków zgłaszanych podczas obrad rady gminy i jej organów;
• przygotowywanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej;
• prowadzenie rejestru instytucji kultury i monitorowanie ich działalności;
• prowadzenie ewidencji miejsc noclegowych;
• zaopatrzenie Urzędu Gminy w materiały biurowe, środki czystości i inne;
• pełnienie funkcji Administratora Kluczy Urzędu.

 

28. Do podstawowego zakresu działania stanowiska ds. obsługi informatycznej, informatyzacji i bezpieczeństwa informacji należy w szczególności:

• koordynacja działań w zakresie informatyki i infrastruktury informatycznej w Urzędzie;
• przesyłanie do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego aktów prawnych i innych dokumentów podlegających opublikowaniu;
• sprawowanie nadzoru nad sprzętem informatycznym i oprogramowaniem, utrzymanie sprzętu i oprogramowania w stanie pełnej gotowości do pracy;
• nadzór nad wdrażaniem nowych rozwiązań informatycznych oraz nad prawidłowym działaniem systemów teleinformatycznych;
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci teleinformatycznej Urzędu;
• usuwanie bieżących usterek i awarii sprzętu informatycznego;
• wykonywanie funkcji Administratora Systemów Informatycznych;
• pełnienie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji;
• pełnienie funkcji koordynatora dostępności w zakresie dostępności cyfrowej urzędu i realizacja obowiązków urzędu w zakresie dostępności we współpracy z wyznaczonym koordynatorem dostępności architektonicznej;
• pełnienie roli punktu kontaktowego ze strony urzędu w zakresie incydentów bezpieczeństwa informacji i cyberbezpieczeństwa;
• prowadzenie spraw dotyczących nadawania uprawnień w systemie informatycznym, w związku
  z wykonywaniem przez upoważnionych pracowników obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych z wykorzystaniem systemów informatycznych;
• zarządzanie bezpieczeństwem danych w tym dbanie o kopie zapasowe danych, w szczególności baz danych Urzędu;
• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej Gminy i ich systematyczna aktualizacja;
• prowadzenie całokształtu spraw związanych z technicznym funkcjonowaniem systemu informacji oświatowej;
• administracja i zarządzanie systemem EZD
• nadzór i kontrola nad systemem monitoringu;
• zarządzanie i konserwacja systemu alarmowego;
• zarządzanie i konserwacja centrali telefonicznej;
• pomoc techniczna w obsłudze sesji;
• pomoc w zarządzaniu i obsłudze certyfikatów kwalifikowanych;
• pomoc w obsłudze ePUAP i wysyłaniu pism;
• zarządzanie i obsługa systemu Magistrat;
• zarządzanie systemem poczty elektronicznej;
• zakup nowego sprzętu i oprogramowania oraz materiałów eksploatacyjnych na potrzeby Urzędu.

 

29. Zadania z zakresu kultury, kultury fizycznej, sportu, wypoczynku i rekreacji prowadzi Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Janowie, zgodnie ze Statutem tego Ośrodka uchwalonym przez Radę Gminy,
do którego zadań w szczególności należy:

• dbałość o rozwój działalności kulturalnej w gminie oraz koordynacja tej działalności;
• koordynacja działalności i nadzór nad działalnością biblioteczną;
• upowszechnianie sportu wśród dzieci i młodzieży;
• współdziałanie ze stowarzyszeniami i organizacjami, w tym organizacjami pożytku publicznego i klubami sportowymi w zakresie realizacji zadań kultury, kultury fizycznej, wypoczynku i rekreacji.

 30. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Janowie, zgodnie ze Statutem tego Ośrodka uchwalonym przez Radę Gminy, w realizuje imieniu gminy zadania należące do kompetencji organów gminy wynikające
w szczególności z następujących przepisów: 

• ustawy pomocy społecznej;
• ustawy o świadczeniach rodzinnych;
• ustawy o ustalaniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów;
• ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;
• ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów;
• ustawy o ochronie zdrowia psychicznego,
• ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie,
• ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej;
• ustawy o dodatkach mieszkaniowych;
• ustawy Prawo energetyczne;
• ustawy o zatrudnieniu socjalnym;
• ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych;
• ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych;
• ustawy o systemie oświaty;
• ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego;
• ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych;
• rządowego programu dla rodzin wielodzietnych – Karta Dużej Rodziny;
• ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.

 

Rozdział VI

DOKONYWANIE OKRESOWYCH OCEN KWALIFIKACYJNYCH PRACOWNIKÓW

 

31. Zasady i terminy dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pozostałych pracowników podlegających ocenom, reguluje odrębne Zarządzenie Wójta.

 

Rozdział VII

ZASADY OPRACOWYWANIA AKTÓW PRAWNYCH

 

32. 1. Projekty uchwał i innych rozstrzygnięć Rady oraz zarządzeń Wójta opracowują poszczególne stanowiska pracy w Urzędzie oraz kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych gminy – w zakresie swojej właściwości rzeczowej, z własnej inicjatywy lub na polecenie Wójta.

2. Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać reguł prawidłowej legislacji,
   a w szczególności zasad techniki prawodawczej oraz zasad wyrażonych w przepisach o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

33. 1. Pracownik, do którego należy opracowanie projektu aktu prawnego, kieruje ten projekt do zainteresowanych, w celu dokonania uzgodnień, przeprowadzenia konsultacji lub zasięgnięcia opinii wymaganych przepisami prawa.

 

2. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony:

 

• ze Skarbnikiem Gminy, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować skutki finansowe;
• z Sekretarzem Gminy, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych;
• z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania i obowiązki.

 

3. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym przez radcę prawnego.
4. Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskaniu wymaganych opinii projekt aktu prawnego należy przedłożyć Wójtowi, za pośrednictwem pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. obsługi organów gminy.

34. 1. Akty prawne podjęte przez organy gminy numeruje się według zasad ustalonych w Statucie Gminy,
z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Zarządzenia wydawane przez wójta numeruje się kolejnymi cyframi arabskimi łamanymi przez cyfry składowe danego roku.

 

3. Zbiory aktów prawnych organów gminy prowadzi pracownik na stanowisku ds. obsługi organów gminy.

 

35. Wydane akty prawne pracownik na stanowisku do spraw obsługi organów gminy przekazuje pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, odpowiedzialnym za ich realizację.

 

Rozdział VIII

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

 36. 1. Wójt podpisuje:

• wydawane przez siebie akty prawne,
• pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz;
• pisma i umowy zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności gminy;
• pisma związane ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
• decyzje w sprawach osobowych pracowników Urzędu;
• dokumenty kierowane do instytucji państwowych szczebla centralnego i Wojewody;
• odpowiedzi na wystąpienia parlamentarzystów;
• pisma zwierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców zgłoszone za pośrednictwem radnych;
• odpowiedzi na wnioski komisji Rady oraz interpelacje, wnioski i zapytania radnych i posłów;
• odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje;
• decyzje i postanowienia w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
• odwołania od decyzji oraz pisma w sprawach toczących się przed sądami administracyjnymi;
• pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do pełnienia czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu;
• odpowiedzi na wystąpienia Najwyższej Izby Kontroli, Prokuratury i Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy i innych instytucji kontroli, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
• pisma związane ze współpracą zagraniczną;
• wnioski o nadanie odznaczeń państwowych i resortowych;
• inne pisma, wystąpienia i rozstrzygnięcia w sprawach zastrzeżonych odrębnymi przepisami lub mających ze względu na swój charakter specjalne znaczenie lub zastrzeżonych do podpisu Wójta.
• 37. Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, niezastrzeżone do podpisu Wójta oraz decyzje i dokumenty do podpisywania których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.
• 38. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań.
• 39. Pracownicy mogą podpisywać:
• korespondencję bieżącą, należącą do zakresu spaw prowadzonych na stanowisku, nie noszącą znamion decyzji lub rozstrzygnięcia i nie zastrzeżoną do podpisu Wójta;
• decyzje administracyjne, do wydawania których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.

 

• 40. Pracownik przygotowujący projekty pism, decyzji i postanowień do podpisu Wójta, odpowiada za ich merytoryczną prawidłowość, zgodność z prawem materialnym i proceduralnym oraz oznacza ich kopie datą
  i nazwiskiem z lewej strony na końcu tekstu.

 Rozdział IX

PRZYJMOWANIE, ROZPATRYWANIE I ZAŁATWIANIE
SKARG, WNIOSKÓW I PETYCJI

 41. 1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, w tym również dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji.

2. Obsługę obywateli przyjmowanych przez Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik
   na stanowisku do spraw obsługi organów gminy.

• 42. 1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i w przepisach szczególnych.

2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz realizacją słusznych interesów obywateli.

• 43. 1. Wójt przyjmuje w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek 800-1000 i czwartek 1530- 1630. Jeżeli poniedziałek lub czwartek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym.

2. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują w sprawach skarg i wniosków codziennie, w godzinach pracy Urzędu.
3. Skargi i wnioski wnoszone telefonicznie lub ustnie przyjmuje się do protokołu.
4. Informacja o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków powinna być wywieszona
   w widocznym miejscu w Urzędzie.

• 44. 1. Rejestr skarg, wniosków i petycji prowadzi stanowisko do spraw obsługi organów gminy.

2. Po zarejestrowaniu w rejestrze, skargi, wnioski i petycje przekazywane są właściwym stanowiskom pracy do rozpatrzenia i załatwienia.

• 45. 1. Pracownicy Urzędu są odpowiedzialni za wszechstronne badanie spraw podnoszonych w skargach, wnioskach i petycjach oraz terminowe udzielenie odpowiedzi.

2. Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny być rozpatrzone nie później niż w terminie miesiąca od dnia wpływu do Urzędu, natomiast petycje, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia ich złożenia.
3. Odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje powinny być jasne i zwięzłe . W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne.
4. Pracownicy, którym przekazano wniosek, skargę lub petycję do załatwienia, zobowiązani są powiadomić stanowisko do spraw obsługi organów gminy o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację wraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

 

• 46. Pracownik prowadzący centralny rejestr skarg, wniosków i petycji prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie terminowości i sposobu załatwiania zgłoszonych spraw przez obywateli oraz dokonuje w miarę potrzeb, okresowych analiz w tym zakresie.

 

Rozdział X

ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ

 

• 47. 1. System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną, która stanowi element funkcjonującej
  w Urzędzie kontroli zarządczej.

2. Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej określa odrębne Zarządzenie Wójta.

 

• 48. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie w zakresie powierzonych zadań wykonują:

 

1) Sekretarz Gminy lub inna osoba wyznaczona przez Wójta w zakresie:

1. przestrzegania dyscypliny pracy,
2. terminowości załatwiania spraw,
3. wykonywania czynności techniczno-kancelaryjnych i prowadzenia dokumentacji biurowej,
4. przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej,
5. załatwiania skarg i wniosków.

2) Skarbnik Gminy - w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi.

 

• 49. 1. Kontrola zewnętrzna obejmuje sposób realizowania zadań przez gminne jednostki organizacyjne
  oraz inne podmioty (osoby fizyczne i prawne) wymienione w ustawach szczególnych.

2. Kontrolę zewnętrzną sprawują pracownicy w oparciu o wytyczne Wójta ustalające zakres tematyczny i sposób wykonania czynności kontrolnych i na podstawie udzielonych przez Wójta imiennych upoważnień:
3. a) Skarbnik Gminy w zakresie realizacji budżetu przez jednostki organizacyjne podporządkowane Gminie,
4. b) Pracownicy w stosunku do jednostek i podmiotów, o których mowa w ust. 1 w zakresie właściwości rzeczowej.
5. Rejestr upoważnień do kontroli prowadzi pracownik do spraw organizacyjnych i kadrowych.

 

• 50. Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
• 51. 1. Kontrole mogą być prowadzone w formie kontroli:

• kompleksowej, obejmującej badanie całokształtu działalności kontrolowanej jednostki,
• problemowej, obejmującej badanie wybranych zagadnień z działalności jednej lub więcej kontrolowanych jednostek,
• doraźnej (mającej charakter interwencyjny), wynikającej z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń,
• sprawdzającej sposób wykonania zaleceń pokontrolnych i rzetelność udzielonej odpowiedzi o sposobie wykonania.

2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany.
3. Wyniki kontroli kontrolujący przedkłada Wójtowi.

• 52. 1. W Urzędzie prowadzony jest scentralizowany rejestr materiałów pokontrolnych z kontroli zewnętrznych wykonywanych przez NIK i inne jednostki kontrolujące.

2. Materiały pokontrolne po zarejestrowaniu przekazywane są pracownikom, którzy przygotowują stosowne informacje o sposobie ich wykorzystania, w tym również o sposobie realizacji zaleceń w zakresie swojej właściwości.

Rozdział XI

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 53. 1. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do zapoznania się z treścią Regulaminu i przestrzegania jego postanowień.

2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.